Hankintatoimen järjestäminen julkisella sektorilla ja yhteishankintayksikön motiivit ja haasteet – case: KL-Kuntahankinnat Oy

Tämän tutkielman tavoitteena on selvittää, miten hankintatoimi on järjestetty Suomen julkisella sektorilla ja erityisesti mitä motiiveja ja haasteita liittyy case-yrityksen toimintaan. Teoriaosan kirjallisuus-katsauksen avulla tarkastellaan hankintatoimen järjestämistä julkisella sektorilla ja tutkimus painottuu erityisesti kuntasektoriin, sillä suurin osa julkisista hankinnoista tehdään juuri kuntasektorilla. Tavoitteena on lisäksi löytää sopivia viitekehyksiä liittyen lisäarvon tuottamiseen ja arvontuotto-logiikkaan sisäisille asiakkaille yhteishankintayksikön toiminnassa. Empiirisen osan materiaali on koottu haastattelujen perusteella. Tavoitteena on hyödyntää löydettyjä malleja case-yrityksen toiminnan tarkastelussa ja mahdollisesti sen kehittämisessä. Nykyisillä rakenteilla ja toimintamalleilla kunnat eivät selviä niille osoitetuista tehtävistä, sillä kunta-alalla perusongelma on edelleen se, että menot kasvavat nopeammin kuin tulot. Tämä vaatii uusia toimintatapoja ja rakenteita. Yhteishankintayhtiö KL-Kuntahankinnat Oy:n tarjoama ydinpalvelu on tuoda tarjoamansa hankintapalvelun avulla selkeää lisäarvoa kunta-asiakkailleen. Yritys hyödyntää keskitettyä hankintamallia ja toiminnan sen motiivit liittyvät asiantuntijuuteen, asiakkaille tuotettaviin kustannus- ja prosessisäästöihin, erikoistumisella saavutettaviin etuihin ja toiminnan tehokkuuden kasvuun sekä asiakkaiden omaan oppimiseen.

The purpose of study is to find out how procurement and joint purchases have been organized in the Finnish public sector and especially to find out what the motives and challenges are related to the joint procurement company. The theoretical part and literature review are groundwork for analyzing how public procurement has been organized; this study is especially concentrated on the municipal sector. Most of the public purchases are done in the municipal sector. An additional purpose of this study is to find out theoretical frameworks and models related to added value and generating value to internal customers through a joint procurement company. The empirical study is based on interviews and the objective is to utilize found models when analyzing and developing the business actions of the case company. Current structures of organizing different kinds of tasks and services in Finnish municipals are outdated, because of the main problem, which is still that costs are rising faster than income. There is a demand for new forms of systems and mechanisms of co-ordination in the procurement processes in the public sector. The case company KL-Kuntahankinnat Oy utilizes benefits of centralized purchasing. Motives are related to cost savings and process development, legal reassurance, competence in public procurement and also to customers’ own learning and developing.