The Process of Greening Cycle as Method of Operative Environmental

The structural change of society from product-based business to service- and further to need-based business has caused the fact that work for environmental issues has spread from conventional factories and environmentally harmful production to concern services and offices as well. Almost every company has an office, so a relatively small environmental burden caused by an individual office grows remarkable already at the state level and globally even more. Motivation to work for environmental issues in an individual office could be challenging even without the fact that wasted environmental impacts bound also wasted costs. Besides cost savings, a concretely greener image of a company has its value in the B2Cas well as in the B2B-field. Consumers and clients are more and more conscious of environmental issues and demand concrete actions instead of speeches, good thoughts and meaningless certifications. Internal work for environmental issues at a strategy level is not sufficient, so operational environmental management is needed for changing old practices. This research is about the effects of operative environmental management on the greening process of an office-based business. The research is outlined to concern the operative work in the office including field sales. Target was to concretely lower the environmental impacts of Lyreco Finland and to find cost savings directly by changing the operative practices in the office and also indirectly by affecting the level of environmental knowledge of the personnel. During the greening process, the aim was also to create concrete arguments for marketing as well. The circle of greening process, which was especially created for this diploma work, was used as a method. The circle divides a year to themes and sections separated by factors of environmental impacts. Separation is based on Brett Wills’ thoughts of seven green wastes (Wills, Brett. The Green Intensions. 2009) and follows it uneasily. The circle aimed at ensuring evolutionary growth of knowledge instead of being revolutionary in the changing process. Committing personnel to the process from its start by asking ideas from them and giving them clear directions was an important part of the research of operative management. Because of working from distance, communication with personnel was operated by frequent training days and weekly greening notes via emails and intranet. Also availability for communication was an important task because of the telecommuting. Research results of this work show that operative environmental management in an officebased business today is mostly management of change. When the strategic environmental friendliness is taken into a concrete level, the most important individual factor is motivating the operating personnel. Research shows that evolutionary change is found being an efficient way to make a change. Also understanding one´s own impact on the environmental burden and on the whole greening process clearly motivates the personnel. Results show that in the operative realization of the greening process, clear directions of new working practices, being as concrete as possible, and committing personnel to follow them make the process more effective. The operative environmental management and the cycle of the greening process decrease the environmental burden and save costs. The concrete results could be used as believable arguments in marketing and therefore exploited in communication with interest groups. Commitment of the management is also one of the key factors of success in the greening process. In this research, changes in the business field by a company trade took the focus of the management away from the greening process and made the process more inefficient by decreasing the amount of training days. The circle of greening process will be used as a tool in the future, as well, and therefore it will help observe environmental impacts of a company and increase sustainable development. Commitment of management to the evolutionary environmental work helps the operating personnel lower environmental impacts, decrease costs and build a concretely greener image.

Yhteiskunnan rakenteen muuttuminen tuotekeskeisestä yhteiskunnasta palvelu- ja edelleen tarveyhteiskunnan suuntaan on saanut ympäristötyön leviämään perinteisten ja ympäristökuormaltaan mittavampien teollisuudenalojen lisäksi sekä palveluliiketoimintaan että toimialasta riippumattomasti toimistoihin. Yksittäisen toimiston aiheuttamasta suhteellisen pienestä ympäristökuormasta kasvaa jo Suomen mittakaavassa suuri kokonaismäärä. Toimistoperustaisen liiketoiminnan kannalta ympäristötyöhön motivointi voi olla haasteellista ilman sitä tosiasiaa, että ympäristövaikutuksiin ovat usein sitoutuneet myös suurimmat ylimääräiset kustannukset. Markkinaohjautuvassa yhteiskunnassa ympäristövastuullisella imagolla on kustannussäästöjen ohella suuri painoarvo niin kuluttaja- kuin yritysten välisessä kentässäkin toimivilla yrityksillä. Kuluttajat vaativat yhä enenevässä määrin osoituksia konkreettisista teoista ympäristön huomioimiseksi pelkkien puheiden ja standardien sijaan. Yrityksen sisällä strategiatason ympäristötyö ei siis ole riittävää, vaan toimintatapojen muutokseen tarvitaan operatiivista ympäristöjohtamista. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on tarkastella operatiivisen ympäristöjohtamisen vaikutusta toimistoperustaisen yrityksen ympäristökuorman vähentämisprosessissa. Tutkimus rajattiin koskemaan toimiston operatiivista toimintaa mukaan lukien kentällä tapahtuva myyntitoiminta. Tavoitteena oli konkreettisesti vähentää toimistotarvikeyritys Lyreco Finlandin ympäristökuormaa ja kustannuksia suoraan sekä välillisesti vaikuttamalla myös henkilöstön yksilökohtaisen ympäristöymmärryksen kasvuun. Tutkimus suoritettiin lähityöskentelypäiviä lukuun ottamatta etätyönä. Menetelmänä käytettiin tarkoitukseen kehitettyä vihertämisen kiertoprosessia, jossa vuosi jaetaan ympäristökuormituksen mukaan osiin teemoittain. Jakoperusteena käytettiin mukaellen Brett Willsin teoksessaan Green Intensions (2009) esittämää ajatusta seitsemästä vihreästä jätteestä. Menetelmällä pyrittiin varmistamaan ympäristökuormaan liittyvän ymmärryksen kasvaminen ja siten asteittainen muutokseen motivointi jokaisen aihealueen sisällä. Henkilöstö pyrittiin alusta alkaen sitouttamaan prosessiin motivoimalla osastot osallistumaan ideointiin sekä toisaalta noudattamaan annettua konkreettista ohjeistusta. Etätyöstä johtuen yhteydenpito henkilöstöön toteutettiin säännöllisillä, kulloiseenkin aihealueeseen liittyvällä lähikoulutuksella sekä viikoittaisilla henkilöstön sähköpostiin ja intranetiin lisättävillä viherrysvinkeillä. Myös jatkuva etätukena toimiminen osavaiheiden aikana oli tärkeä osa prosessia. Tulokset osoittavat, että ympäristöjohtaminen on tänä päivänä suurelta osin muutosjohtamista. Suorittavan henkilöstön motivointi on tärkein yksittäinen tekijä vietäessä strategista ympäristöystävällisyyttä tasolle, jossa se konkreettisesti näkyy yrityksen operatiivisessa toiminnassa. Tutkimuksen mukaan asteittainen muutos koetaan tärkeäksi. Oman toiminnan vaikutuksen ymmärtäminen toimiston ympäristökuorman vähentämisessä toimii vahvana motivoivana tekijänä toiminnan muutokseen. Myös konkreettisten ohjeiden antaminen sekä henkilöstön sitouttaminen niiden noudattamiseen vahvistavat muutosprosessia. Vihertämisen kiertoprosessi vähentää turhia kustannuksia sekä oikein viestittynä lisää vihreän imagon uskottavuutta markkinoilla. Tavoitteiden saavuttamisessa erityisen tärkeäksi tekijäksi nousee johdon sitoutuminen prosessiin. Lyreco Finlandin tapauksessa prosessin puolivälissä yrityskaupan myötä tapahtuneet muutokset siirsivät painopistettä pois viherrysprosessista, minkä havaittiin vähentävän muutosprosessin tehokkuutta harventuneiden koulutusten myötä. Vihertämisen kiertoprosessi toimii konkreettisena työkaluna myös jatkossa ja varmistaa säännöllisen ympäristövaikutusten tilan tarkkailun ja kestävän kehittymisen. Ympäristötyöhön sitoutuminen myös johdon tasolla edesauttaa operatiivista toteuttamista ja auttaa pääsemään yhä parempiin tuloksiin ympäristökuorman vähentämisessä sekä kustannusrakenteen muokkaamisessa ja imagon rakentumisessa