Liikennemerkkien hankinta ja käänteinen huutokauppa

The aim of this study was to find out the benefits of centralized procurement. Research began with description of sourcing process and tools used in it. In this process the final tendering was done with e-auction. Due the fact that e-auction is unknown for most people, there is also need to explain when it can be used and what are the pros and cons. In the end of the study the pros and cons of the centralized sourcing process were analysed. This research was qualitative and that is why the results can’t be generalised to all other situations. Spend-analysis, Cost Break Down and Kraljic Matrix were used during the sourcing process. Process began with product group analysis- After that the financial and strategic significance was analysed. After analyses first quotations were asked and according to the results suppliers were eliminated and the selected ones were invited to e-auction. E-auction is an event where suppliers bid in a live online situation against each other to have the lowest current price. Benefits of it are fast sourcing process, discovering the true market price and information transparency. In the other hand the biggest problem comes from weakened supplier relationships. Average prices degreased 26 % from the 2009 price level and acquired price level was over 20 % lover that prices asked by individual projects. In a e-auction only moderate 1,34 % saving was acquired, but it also had other benefits as increasing the internal interest towards it.

Tutkimuksen tavoitteena oli tuottaa helposti ymmärrettävää ja luotettavaa tietoa keskitetyn hankintatoimen eduista. Tutkimus alkoi hankintaprosessin kuvauksella ja teoriatyökalujen esittelyllä. Tässä tutkimuksessa kilpailutus tehtiin käänteisen huutokaupan avulla. Koska käänteinen huutokauppa on vielä monelle uusi asia, tavoitteena oli esitellä sen soveltuvuutta, hyötyjä ja haittoja. Lopuksi analysoitiin saavutetut hyödyt ja haitat verrattuna perinteiseen toimintamalliin. Tämä tutkimus on kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus, eikä tuloksia voida siksi yleistää suoraan muihin tilanteisiin. Hankintaprosessin aikana käytettiin apuna Spend-analyysia, Kraljicin matriisia ja cost break downia. Prosessi alkoi tuoteryhmän määrittelyllä, jonka jälkeen selvitettiin taloudellinen ja strateginen merkitys. Analyysien jälkeen pyydettiin ensimmäiset tarjoukset, karsittiin toimittajia ja pidettiin käänteinen huutokauppa, jolla tarkoitetaan reaaliaikaista huutokauppaa ostajan ja kahden tai useamman toimittajan kesken, jossa toimittajat voivat jättää useita tarjouksia alittaakseen sen hetkisen alimman hinnan. Käänteisen huutokaupan hyötyjä ovat mm. nopeus, markkinahinnan löytäminen ja tiedon läpinäkyvyys. Vastaavasti suurin haitta on toimittajasuhteiden heikkeneminen Kokonaishinnat laskivat noin 26 % edellisen vuoden keskihinnoista. Lisäksi hinnat olivat yli 20 % projektikohtaisia hintoja edullisempia. Huutokaupassa saavutettiin vielä vaatimaton 1,34 % lisäsäästö. Vaikka taloudelliset suorat säästöt jäivätkin melko pieniksi, on huutokaupan pitämisellä muita hyötyjä, joista selvin oli sisäisen kiinnostuksen herättäminen.