Developing an Improved System for Allocating Support Unit Costs to Business Units

The objective of this study is to develop an improved support unit cost allocation system for a medium-sized technology company, and to examine which options for overhead cost accounting exist. The study begins with presenting the terminology and methods associated with overhead cost accounting and responsibility accounting. Also the most common challenges and resulting benefits of overhead cost allocation system development are brought up. As one research method two case studies were conducted for benchmarking purposes. These external cases are compared with the principal company’s cost allocation system and reflected against the theoretical background. In the empirical section interviews were used as the primary source of information alongside self studying principal company’s old cost allocation method. Interviews revealed the main weaknesses of the old system and proposals for a new one, which were utilized in setting targets for developing the new system. As a result of the development process an improved support unit cost allocation system was realized for year 2009. The new system is able to handle support unit costs in more detail enhancing the transparency and fairness of resulting cost allocations. Parts of support unit costs are now seen as business units’ own costs rather than group-level overhead. Also recommendations for further development are made after analyzing how well the targets were reached.

Työn tavoitteena on kehittää tukiyksiköiden kustannusten allokointijärjestelmä keskisuureen teknologiayritykseen, sekä tutkia mitä vaihtoehtoja yleiskustannusten laskemiseksi on olemassa. Työn alussa esitellään keskeisiä yleiskustannusten laskemiseen ja vastuualuelaskentaan liittyviä käsitteitä. Lisäksi työssä tuodaan esiin yleiskustannusten allokointijärjestelmään liittyviä haasteita ja hyötyjä. Yhtenä tutkimusmenetelmänä sovellettiin tapaustutkimusta käsittäen kaksi vertailukohdetta, joita verrataan kohdeyrityksen allokointisysteemiin teoreettisen taustan valossa. Työn empiirisessä osassa pääasiallisena tietolähteenä on hyödynnetty haastatteluita vanhaan allokointijärjestelmään perehtymisen ohella. Haastatteluiden avulla saatiin esiin vanhan allokaatiojärjestelmän keskeiset heikkoudet ja ehdotukset uudelle systeemille, joiden perusteella asetettiin tavoitteet uuden systeemin kehittämiselle. Kehitystyön tuloksena toteutettiin uusi allokointijärjestelmä vuodelle 2009. Uuden systeemin myötä tukiyksiköiden kustannuksia käsitellään aiempaa yksityiskohtaisemmin, mikä lisää allokointijärjestelmän läpinäkyvyyttä sekä oikeudenmukaisuutta. Lisäksi osa tukiyksiköiden kustannuksista nähdään nyt pikemmin liiketoimintayksiköiden omina kustannuksina kuin konsernitason yleiskustannuksina. Suosituksia jatkokehitystä varten on myös tehty sen perusteella miten hyvin asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa oli onnistuttu.