Assessment of facilitators' design thinking

Meeting design is one of the most critical prerequisites of the success of facilitated meetings but how to achieve the success is not yet fully understood. This study presents a descriptive model of the design of technology supported meetings based on literature findings about the key factors contributing to the success of collaborative meetings, and linking these factors to the meeting design steps by exploring how facilitators consider the factors in practice in their design process. The empirical part includes a multiple-case study conducted among 12 facilitators. The case concentrates on the GSS laboratory at LUT, which has been working on facilitation and GSS for the last fifteen years. The study also includes ‘control’ cases from two comparable institutions. The results of this study highlight both the variances and commonalities among facilitators in how they design collaboration processes. The design thinking of facilitators of all levels of experience is found to be largely consistent wherefore the key design factors as well as their role across the design process can be outlined. Session goals, group composition, supporting technology, motivational aspects, physical constraints, and correct design practices were found to outline the key factors in design thinking. These factors are further categorized into three factor types of controllable, constraining, and guiding design factors, because the study findings indicate the factor type to have an effect on the factor’s importance in design. Furthermore, the order of considering these factors in the design process is outlined.

Hyvin tehty etukäteissuunnittelu on yksi tärkeimpiä ryhmäistuntojen onnistumistekijöitä. Sitä, miten se tehdään, ei kuitenkaan vielä täysin ymmärretä. Siksi tässä työssä esitetään deskriptiivinen malli ryhmäistuntojen design-ajattelusta määrittelemällä istuntojen onnistumistekijät kirjallisuustutkimuksen avulla ja tutkimalla, millä tavalla nämä tekijät huomioidaan käytännön istuntosuunnittelussa. Empiirinen tutkimusaineisto on kerätty monitapaustutkimuksena 12 istuntosuunnittelijalta. Tapaustutkimus keskittyy LUT:n GSS-laboratorioon, jossa GSS-tuettuja istuntoja on tehty 15 vuoden ajan. Mukana on myös kaksi vertailukohdetta vastaavanlaisista instituutioista. Tutkimuksen tulokset nostavat esiin sekä eroja että yhteisiä piirteitä erityyppisten fasilitaattorien istuntosuunnittelukäytännöissä. Koska erityyppisten fasilitaattorien design-ajattelun todetaan muistuttavan toisiaan, tärkeimmät suunnitteluun vaikuttavat tekijät ja niiden rooli suunnittelun eri vaiheissa pystytään jäsentämään. Esiin nousee viisi design-ajattelun päätekijää: istunnon tavoitteet, ryhmän kokoonpano, tukeva teknologia, motivaatiotekijät, fyysiset rajoitteet ja oikeat suunnittelukäytännöt. Nämä tekijät ryhmitellään edelleen kolmeen tyyppiin, kontrolloitaviin, rajoittaviin ja ohjaaviin suunnittelutekijöihin, koska tulokset viittaavat tekijän tyypin vaikuttavan sen tärkeyteen suunnittelussa. Lisäksi suunnittelutekijöiden huomioonottojärjestys suunnitteluprosessissa jäsennellään.