Learning in Product Development Projects - Responding to challenges in global industrial company

Verkostoitunut kansainvälinen tuotekehitys on tärkeä osa menestystä nykypäivän muuttuvassa yritysmaailmassa. Toimintojen tehostamiseksi myös projektitoiminnot on sopeutettava kansainväliseen toimintaympäristöön. Kilpailukyvyn säilyttämiseksi projektitoimintoja on lisäksi jatkuvasti tehostettava. Yhtenäkeinona nähdään projektioppiminen, jota voidaan edistää monin eri tavoin. Tässätyössä keskitytään projektitiedonhallinnan kehittämisen tuomiin oppimismahdollisuuksiin. Kirjallisuudessa kerrotaan, että projektitiedon jakaminen ja sen hyödyntäminen seuraavissa projekteissa on eräs projektioppimisen edellytyksistä. Tämäon otettu keskeiseksi näkökulmaksi tässä tutkimuksessa. Lisäksi tutkimusalueen rajaamiseksi työ tarkastelee erityisesti projektioppimista kansainvälisten tuotekehitysprojektien välillä. Työn tavoitteena on esitellä keskeisiä projektioppimisen haasteita ja etsiä konkreettinen ratkaisu vastaamaan näihin haasteisiin. Tuotekehitystoiminnot ja kansainvälinen hajautettu projektiorganisaatio kohtaavat lisäksi erityisiä haasteita, kuten tiedon hajautuneisuus, projektihenkilöstön vaihtuvuus, tiedon luottamuksellisuus ja maantieteelliset haasteet (esim. aikavyöhykkeet ja toimipisteen sijainti). Nämä erityishaasteet on otettu huomioon ratkaisua etsittäessä. Haasteisiin päädyttiin vastaamaan tietotekniikkapohjaisella ratkaisulla, joka suunniteltiin erityisesti huomioiden esimerkkiorganisaation tarpeet ja haasteet. Työssä tarkastellaan suunnitellun ratkaisun vaikutusta projektioppimiseen ja kuinka se vastaa havaittuihin haasteisiin. Tuloksissa huomattiin, että projektioppimista tapahtui, vaikka oppimista oli vaikea suoranaisesti huomata tutkimusorganisaation jäsenten keskuudessa. Projektioppimista voidaan kuitenkin sanoa tapahtuvan, jos projektitieto on helposti koko projektiryhmän saatavilla ja se on hyvin järjesteltyä. Muun muassa nämä ehdot täyttyivät. Projektioppiminen nähdään yleisesti haastavana kehitysalueena esimerkkiorganisaatiossa. Suuri osa tietämyksestä on niin sanottua hiljaistatietoa, jota on hankala tai mahdoton saattaa kirjalliseen muotoon. Näin olleen tiedon siirtäminen jää suurelta osin henkilökohtaisen vuorovaikutuksen varaan. Siitä huolimatta projektioppimista on mahdollista kehittää erilaisin toimintamallein ja menetelmin. Kehitys vaatii kuitenkin resursseja, pitkäjänteisyyttä ja aikaa. Monet muutokset voivat vaatia myös organisaatiokulttuurin muutoksen ja vaikuttamista organisaation jäseniin. Motivaatio, positiiviset mielikuvat ja selkeät strategiset tavoitteet luovat vakaan pohjan projektioppimisen kehittämiselle.

Networked and global product development is vital for companies to survive within turbulent economy. To maintain competitive advantage, project management functions must be adjusted to operate in global business environment. Also project efficiency should be developed continuously. Project learning can be seen as one solution for attaining the efficiency. However, development of project learning meets a lot of challenges. The objective of this thesis is to examine the main challenges and find out whether those challenges can be answered with a concrete solution. Efficient information sharing and utilizingit for later projects can be seen as success factors of project learning. Due to that, the main focus of the study is on project learning especially from information management perspective. The globalization effect and resulting networked product development project structure causes challenges for efficient information sharing and learning from existing information. Still, information sharing is one of the key factors of project learning. Also efficient project information management could help organizations to learn from successes and mistakes. However, transferring information and knowledge for later projects is challenging in many ways. This is seen as one of the critical challenges in the literature concerning learning in distributed product development. The empirical study is conducted in a large global industrial company. The goal was to find a concrete solution of project learning enablers. An information technology based tool was selected to be as proposed solution. The tool was developed to meet the needs of the case organization. The study of the selected tool was focused on project learning and information sharing point of view. According to the results of the study, project learning occurred e.g. by better information organization and accessibility. Those are seen as success factors of project learning. The factors can be seen especially important in global businessenvironment. Project learning is seen as a very important and also very challenging subject in the case company. A lot of knowledge is tacitand difficult to convert in codified form to store and share for later needs. Still, even if project learning is difficult to achieve, it is not impossible. The personnel need to have motivation to share the knowledge. Also resources, liketime and tools are necessary factors. The learning goals should be part of the business processes and strategic goals.