Gestão de correio eletrónico em ambiente organizacional : uma perspetiva arquivística

O presente estudo tem como objetivo compreender a valoração de uma mensagem de correio eletrónico em ambiente corporativo, e respetiva integração no arquivo empresarial. Objetivamos, nos primeiros capítulos, descrever o modelo metodológico aplicado. Seguidamente, apresentamos uma revisão bibliográfica assente em literatura inerente à temática dos circuitos informacionais na empresa, e documentação eletrónica resultante dos mesmos, com ênfase nas mensagens de correio eletrónico. A investigação empírica teve por base a aplicação de um inquérito por questionário, tendo por amostra um grupo profissional pré-selecionado, com acesso regular a um sistema de correio eletrónico. Os resultados obtidos através da análise do material empírico permitem-nos observar uma utilização preferencial do correio eletrónico face a outros suportes comunicacionais, constituindo-se as mensagens eletrónicas no documento produzido em maior escala, em ambiente profissional. Foram igualmente verificados casos de ausência de regulamentação para criação, gestão ou arquivo de mensagens, ou mesmo de um sistema de gestão documental que permita integração das mesmas. Com base na análise empírica, e em associação com a revisão bibliográfica explanada, concluímos que estas, e outras questões enunciadas ao longo do estudo, poderão constituir-se num sério obstáculo à gestão, preservação, recuperação e integridade da informação registada por meio de mensagens de correio eletrónico, caso não sejam criados e aplicados procedimentos e sistemas de gestão orientados para a documentação eletrónica, de forma a garantir o acesso a informação de fulcral importância para empresa, enquanto evidência e memória dos processos e atividades organizacionais.

This study´s goal is to comprehend the valuation of an email in a corporate environment, and its integration in the business archive. In the first chapters, we aim to describe the methodological model applied, introducing then a literature review based on the current knowledge inherent to the organizational information proceedings and electronic documentation resulting from it, with an emphasis on email messages. The empirical research was based on the application of a survey to a pre-selected professional group, with regular access to an email system. The results obtained through the analysis of the empirical material allows us to observe a preferential use of emails compared to other media, being the electronic messages the document produced on a larger scale, in a professional environment. We have also verified cases of an absence of regulations regarding creation, management, or archiving procedures relating to email messages, or even the absence of a document management system that enables the integration of electronic messages. Based on the empirical analysis, and in association with the literature review, one can conclude that these, and other issues set out throughout this study, may be constituted as obstacles to the management, preservation, recovery and integrity of the information recorded through email messages, if no procedures or document management systems are applied, in order to ensure access to crucial and important corporative information, as evidence and memory of organizational processes and activities.