A importância da criação de registos de autoridade arquivística para entidades produtoras de arquivos. O caso das entidades colectivas públicas, criadas na segunda metade do século XX, produtoras de arquivos de política científica em Portugal

Dissertação apresentada para cumprimento dos requisitos necessários à obtenção do grau de Mestre em Ciências da Informação e da Documentação – Área de Especialização em Arquivística

Parece-nos indiscutível que a ausência de informação sobre os arquivos e as entidades que os produziram constitui, em muitos casos, razão para a inexistência de um compromisso e responsabilidade perante a sociedade. Tal situação representa, igualmente, um entrave no conhecimento da história e preservação da memória e impulsiona lamentáveis situações de voragens, abandonos e destruições totais ou parciais de arquivos. É necessário compreender-se os documentos de arquivo, as entidades responsáveis pela sua produção e as actividades no âmbito das quais estes foram produzidos como indissociáveis. Propomos, por isso, o estabelecimento de uma ligação lógica e intelectual que perdure no tempo e não apenas durante o período de actividade da entidade produtora. Nesse sentido, consideramos fundamental não só o estudo e a descrição dos documentos de arquivo mas também o estudo e a descrição das entidades suas produtoras, tornando-se assim possível identificar a proveniência dos arquivos e compreender o seu contexto de produção. Assim, para a descrição dos produtores, devem ser elaborados Registos de Autoridade Arquivística (RAA), na medida em que estes permitem a sua identificação de forma unívoca e registam a sua história e evolução, relacionando-os com factores externos, como o contexto de criação e actuação, outras entidades e outros recursos, nomeadamente, arquivos e funções. No presente trabalho, defendemos a descrição de diferentes objectos em diferentes registos de descrição, em separado, já que cada um deles representa um registo autónomo e porque, através de pontos de acesso, todos podem ser acedidos a partir de todos, estabelecendo-se assim uma teia de informação. Com base nesta perspectiva e no contexto de desenvolvimento de políticas de Ciência em Portugal, enquanto produto da reflexão teórica e como contributo visível, apresentamos uma proposta de RAA para entidades colectivas públicas contemporâneas (extintas e activas), criadas na segunda metade do século XX e produtoras de arquivos de política científica em Portugal. Os RAA foram elaborados de acordo com princípios, critérios e metodologias explicitados no trabalho, todavia, cumprindo as directrizes estabelecidas pela Norma Internacional ISAAR(CPF), sobre a qual também se apresenta uma reflexão crítica. As entidades reflectem a identidade, a história e a evolução social, económica, política e cultural de um país. Não só enquanto produtoras de arquivos mas também pelos valores anteriormente identificados, importa perpetuar as suas memórias e registar as suas histórias, tornando a informação pública e colocando-a nos circuitos da investigação nacionais e internacionais.