Gestão do e-mail: dos benefícios pessoais à eficiência organizacional: o caso do Instituto Politécnico de Viana do Castelo

O e-mail é atualmente a principal forma de comunicação das organizações. A informação existente nos e-mails representa uma elevada dimensão do capital não tangível das empresas, o Conhecimento. Na realidade, a gestão do e-mail dentro da organização é realizada por cada colaborador individualmente. Contudo, e tendo em conta o volume de informação criada, a forma como o e-mail é gerido levanta algumas questões. O objetivo geral deste estudo é conhecer como é feita a gestão de e-mail nos Serviços do Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC), analisando a forma de utilização do e-mail, de modo a obter elementos que permitam desenvolver normas/orientações para melhoria desta gestão. A metodologia utilizada para a elaboração deste trabalho de investigação recaiu sobre o Método Quadripolar, através do estudo de caso, para analisar a gestão do e-mail nos Serviços do IPVC. Foi elaborado um inquérito por questionário numa primeira fase, dirigido a todas as Instituições Públicas de Ensino Superior em Portugal sobre a existência de politicas de gestão de e-mail e, posteriormente, um questionário dirigido a todos os funcionários de todos os Serviços do IPVC no sentido de perceber de que forma se lida com o e-mail e com a sua gestão no contexto laboral de uma organização. A análise de dados foi efetuada através do estabelecimento da relação/associação entre variáveis com recurso à estatística descritiva. Os resultados demonstram que ainda há um longo caminho a percorrer uma vez que ainda não há uma consciencialização permanente para a importância do e-mail, bem como da sua gestão, no sentido de conseguir recuperar a informação de uma forma célere e garantir a preservação do e-mail a longo prazo.

The e-mail is currently the main form of communication organizations. The existing information in the emails is a high dimension of non-tangible capital firms, Knowledge. In fact, the e-mail management within the organization is performed by each employee individually. However, taking into account the volume of information created, how email is managed raises questions. The aim of this study is to know as e-mail management is done in Services of Instituto Politécnico de Viana do Castelo, analyzing how to use the e-mail in order to obtain evidence to develop standards / guidelines for improving this management. The methodology used for the preparation of this research work fell on the quadrupole method, through the case study to analyze the e-mail management in IPVC Services. It designed a questionnaire survey in the first, addressed to all public institutions of higher education in Portugal about the existence of phase e-mail management policies and a questionnaire addressed to all employees of all IPVC Services in order to realize how it is dealing with e-mail and its management in the employment context of an organization. Data analysis was done by establishing the relationship / association between variables using descriptive statistics. The results show that there is still a long way to go since there is still no permanent awareness of the importance of e-mail, as well as its management, to be able to recover information from a swiftly and ensure the preservation of long-term email.