Preservação digital nas médias e grandes empresas portuguesas: estudo de caso e recomendação de boas práticas

Este estudo tem como objetivo analisar o estado atual da preservação digital no tecido empresarial português, particularmente nas empresas de média e grande dimensão. Para tal, expôs-se o referencial teórico da preservação digital, necessário para uma melhor compreensão desta temática, nomeadamente através da apresentação de definições de diversos autores, de estratégias e boas práticas, e de algumas das iniciativas internacionais mais relevantes. De seguida apresentou-se a importância que a informação tem para uma organização, sobretudo aquela informação criada no âmbito laboral. Realizou-se, também, uma caracterização dos vários tipos de empresas, de acordo com diretivas europeias, e efetuou-se uma breve análise das empresas portuguesas. Para atingir esse objetivo elaborou-se um inquérito, por questionário, fazendo- se uso de uma plataforma de questionários online. Este foi remetido a 1.358 médias e grandes empresas que atuam em Portugal, com o objetivo de compreender – entre outros – a importância dada, pelas empresas, ao material existente em formato digital, quais as tecnologias responsáveis pelo seu armazenamento e quais os cuidados realizados para assegurar o seu acesso por longos períodos de tempo. Ao analisar os resultados, e pese embora a baixa taxa de resposta ao questionário, foi possível concluir que quase todas as empresas participantes já procuram substituir os documentos em papel por documentos em formato digital e que se preocupam em manter o acesso prolongado à informação. Não obstante, dois terços dos participantes conhecem o conceito de preservação digital e apenas 44% afirmam aplicar estratégias desse tipo na sua empresa. Apesar de cerca de 70% dos participantes reconhecerem a importância do uso de formatos abertos para a preservação digital, na realidade ainda se verifica uma utilização massiva de formatos proprietários ao nível dos documentos de texto e das folhas de cálculo. Para além deste contributo analítico sobre o estado da preservação digital no tecido empresarial português, prepararam-se alguns documentos que visam auxiliar a elaboração de um plano de preservação digital e, consequentemente, permitir a sustentabilidade a longo prazo da informação digital.

This study aims to analyse the current state of digital preservation in the portuguese enterprises, particularly in medium and large-sized enterprises. For this purpose, it was exposed the theoretical background of digital preservation, necessary to understanding this issue, namely by presenting definitions of various authors, strategies and best practices, and some of the most relevant international initiatives. Then, it was showed the importance of information for the organization, particularly the information that is created in the workplace. In addition, it was made a characterization of various types of enterprises, accordingly to european directives, and a brief analysis of the portuguese enterprises. In order to achieve this goal it was elaborated a questionnaire survey, using an online survey platform. This questionnaire survey was sent to 1.358 medium and large-sized enterprises operating in Portugal, with the goal of understanding – among others – the importance given by companies to the material existing in digital format, which technologies are responsible for their storage and which are the practices used to ensure the access for long periods of time. During the analysis of the results, and despite the low response rates to the questionnaire, it was possible to conclude that almost all participating companies seek to replace paper documents by digital documents and care to mantain long-term access to information. However, two thirds of participants know the digital preservation concept, but only 44% says that apply such strategies in their business. Although nearly 70% of the participants recognize the importance of the open formats use to the digital preservation, there is still a massive use of proprietary formats in text documents and spreadsheets. Apart from this analytical contribute about the digital preservation state in portuguese enterprises, it was also prepared some documents to help the development of a digital preservation plan and, consequently, allow the long-term sustainability of digital information.