Novos modelos e instrumentos de gestão da informação arquivística na administração pública : a macroestrutura funcional (MEF)

Comunicação apresentada no 8º Congresso Nacional de Administração Pública – Desafios e Soluções, em Carcavelos de 21 a 22 de Novembro de 2011.

A comunicação, partindo da necessidade de novos modelos e instrumentos para a gestão da informação numa Administração Pública em rede, apresenta um projecto em curso na Direcção-Geral de Arquivos (DGRQ), orientado à promoção da interoperabilidade semântica no universo dos serviços da Administração Pública portuguesa. O projecto, designado ‘Macroestrutura funcional para a Administração Central do Estado’, tem como principal output uma estrutura hierárquica representativa das funções daquele universo, desenvolvida a dois níveis, que deverá servir de referência para uma posterior integração nos planos de classificação dos diferentes serviços públicos e nos respectivos sistemas de gestão de documentos de arquivo. Apresenta-se o contexto de lançamento da iniciativa, os seus antecedentes, princípios orientadores e estrutura da Macroestrutura funcional. Refere-se depois o desenvolvimento dos trabalhos para a elaboração desta estrutura semântica orientada para a classificação funcional dos documentos produzidos pelos diversos serviços e organismos da Administração Central do Estado, em que centenas de entidades públicas foram auscultadas e envolvidas. Por último, apontam-se vantagens previstas, na fase de implementação dos resultados do projecto. De acordo com a perspectiva da DGARQ, poderá ajudar a aumentar a eficácia e a eficiência da atividade administrativa, alargar os níveis de transparência e promover o uso intensivo das tecnologias de informação e comunicação na gestão de documentos, indo ao encontro das recentes medidas para a Administração Eletrónica, nomeadamente da Rede Interministerial para as TIC, através de um enfoque nas áreas de interoperabilidade semântica e da facilitação da integração de sistemas informacionais. Destaca-se ainda as vantagens do país dispor de instrumentos deste tipo num contexto de ajustamento estrutural.