Projecto secretaria on-line

Nos últimos anos o ISCAP, à semelhança de outras escolas do Ensino Superior, teve um aumento de população na ordem dos 100%. As suas estruturas administrativas, apesar de terem sido reforçadas, não tiveram um aumento na mesma proporção. Perante a incapacidade de resolução do problema a instituição adoptou a solução de informatizar os processos. Numa primeira fase, em 1997, foi implementado um sistema informático para apoio aos serviços administrativos. Apesar deste avanço havia ainda um outro passo a dar: o de melhorar a qualidade do serviço prestado aos estudantes. Em épocas de inscrição em exame ou de renovação de matrícula era necessário esperar horas numa fila para se ser atendido. Por isso, era urgente encontrar soluções que, pelo menos, reduzissem os tempos de espera. Em 1999 deu-se início ao desenvolvimento de um ambicioso projecto que pretendia “levar” a secretaria até aos estudantes e docentes através da Internet. Em Fevereiro de 2000 o serviço arranca com a denominação de “Secretaria On-Line”. Este serviço, no final da sua terceira fase, atingiu todos os objectivos delineados em 1999. A ligação do sistema com a rede de Multibanco, para pagamentos, permitiu eliminar as últimas arestas. Com o objectivo de facilitar o acesso à informação, parte deste serviço (informação de notas e propinas) também passou a estar também disponível através do canal telefone suportado por uma plataforma de atendimento automático. O serviço de mensagens SMS é outro canal de comunicação da escola com a sua comunidade. Posteriormente, a plataforma foi adoptada por outras escolas do IPP estando actualmente a dar suporte à generalidade dos processos académicos e lectivos. No caso da componente financeira da gestão de propinas, é utilizada por todas as escolas do IPP. O presente trabalho foca-se no projecto Secretaria On-Line fazendo uma descrição ao nível funcional, arquitectónico e tecnológico.