Planificação de um sistema de informação para a unidade de formação contínua e avançada da Escola Superior de Educação do Instituto Politécnico do Porto

Projecto apresentado ao Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto para a obtenção do Grau de Mestre em Assessoria de Administração

Ao longo da sua experiência enquanto profissional de secretariado, a investigadora foi adqui-rindo um profundo conhecimento da realidade e das necessidades da Unidade de Formação Contínua e Avançada (UFCA) da Escola Superior de Educação do Instituto Politécnico do Porto (ESEIPP). Esse conhecimento permitiu-lhe identificar as desvantagens que resultam do paradigma actual: (1) excesso de burocracia; (2) fraca rentabilização dos recursos (humanos e tecnológicos); (3) gasto excessivo em papel; (4) fraca monitorização de todo o processo for-mativo; (5) dispersão de informação; (6) dificuldades no tratamento estatístico dos dados rela-tivos à formação contínua; (7) manifestas dificuldades na decisão por parte da coordenação; (8) pouca credibilidade em relação ao binómio despesa versus receita. Com o intuito de redu-zir o excesso de burocracia associada aos processos administrativos e à necessidade por parte da UFCA em acompanhar a evolução das tecnologias da informação e da comunicação e sen-do uma das partes intervenientes/interessadas no processo, a investigadora propôs-se planifi-car um Sistema de Informação (SI) adequado ao planeamento, certificação, execução, contro-lo e avaliação da formação contínua de professores. Prevê-se que a curto prazo, e baseado no presente projecto, seja desenvolvido por especialistas de informática, um SI a implementar na UFCA da ESEIPP. O principal objectivo do SI será a gestão electrónica de processos e a or-ganização de tarefas de cariz administrativo decorrentes do exercício das funções da UFCA. A metodologia de investigação utilizada foi o action- research (investigação-acção) proposto por Baskerville. Esta metodologia caracteriza-se pelo facto de o(a) investigador(a) se encon-trar activamente envolvido no projecto, e se basear em acções concretas que se destinam a resolver um problema no imediato. Visando solucionar o(s) problema(s) identificado(s), pro-cedeu-se ao levantamento das necessidades dos candidatos/formandos (através de questioná-rio) e da coordenação da UFCA (através de entrevista). Estes permitiram recolher informa-ções concisas das funcionalidades/características do SI a planificar. A implementação do SI reportará vantagens para todos os envolvidos. Espera-se a redução da burocracia administrativa, um maior aproveitamento das tecnologias da comunicação e da informação, assim como o armazenamento de uma maior quantidade de informação e a cons-tituição de um histórico.

Throughout the researcher’s experience as a professional secretariat, it was possible to acquire a deep knowledge concerning the real situation and emerging needs of the In-service and Ad-vanced Training Unit (“UFCA”) of the School of Education of the Polytechnic Institute of Porto (“ESEIPP”). This knowledge enabled the researcher to identify the disadvantages that result from the current paradigm: (1) excess of bureaucracy; (2) weak profitability of the re-sources (human and technological); (3) excessive use of paper; (4) frail monitoring of the training process; (5) dispersal of information; (6) difficulties in the statistical treatment of data concerning in-service training; (7) evident complexity in making decisions by the coordina-tion; (8) scant reliability concerning the expense vs. income maxim. As a result, the research-er, as one of the intervenient/interested part, intends to design an Information System (IS) in order to reduce the bureaucratization related with the administrative proceedings in the In-service and Advanced Training Unity (“UFCA”) and to enable the follow-up of the infor-mation and communication technologies’ evolution. The IS will be adjusted to the planning, certification, implementation, control and evaluation of the in-service training for teachers. At short-term, it is expected to be developed by IT technicians. Its main purpose will be the elec-tronic processes management and the organization of administrative tasks within the activities performed in the Unit. The research methodology used was the Baskerville action research, which is characterized by the active involvement of the researcher that aims to solve an immediate problem based on concrete actions. In order to solve any identified problems, the researcher implemented a sur-vey among the candidates/trainees and also interviewed the coordinator of the “UFCA”. Con-sequently, a vast number of concise information was gathered concerning functionali-ties/characteristics to be included in the Information System. The implementation of the IS will convey advantages for all the involved parties. It is ex-pected a reduction of the administrative bureaucratization, as well as a more efficient use of the information and communication technologies, the increase of information storage capacity and the creation of an history log.