A gestão da informação sob a luz do Enterprise Content Management (ECM): um estudo de caso em uma universidade pública

This work involves the organization and content perspectives on Enterprise Content Management (ECM) framework. The case study at the Federal University of Rio Grande do Norte was based on ECM model to analyse the information management provided by the three main administrative systems: The Integrated Management of Academic Activities (SIGAA), Integrated System of Inheritance, and Contracts Administration (SIPAC) and the Integrated System for Administration and Human Resources (SIGRH). A case study protocol was designed to provide greater reliability to research process. Four propositions were examined in order to reach the specific objectives of identification and evaluation of ECM components from UFRN perspective. The preliminary phase provided the guidelines for the data collection. In total, 75 individuals were interviewed. Interviews with four managers directly involved on systems design were recorded (average duration of 90 minutes). The 70 remaining individuals were approached in random way in UFRN s units, including teachers, administrative-technical employees and students. The results showed the presence of many ECM elements in the management of UFRN administrative information. The technological component with higher presence was "management of web content / collaboration". But initiatives of other components (e.g. email and document management) were found and are in continuous improvement. The assessment made use of eQual 4.0 to examine the effectiveness of applications under three factors: usability, quality of information and offered service. In general, the quality offered by the systems was very good and walk side by side with the obtained benefits of ECM strategy adoption in the context of the whole institution

Esse trabalho envolve a perspectiva de organização e conteúdo do modelo Enterprise Content Management (ECM). O estudo de caso na Universidade Federal do Rio Grande do Norte se baseou no modelo ECM para analisar a gestão de informações proporcionada pelos três principais sistemas administrativos: Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA), Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) e o Sistema Integrado de Gestão e Recursos Humanos (SIGRH). Um protocolo de estudo de caso foi elaborado a fim de prover maior confiabilidade à pesquisa que fez o uso de quatro proposições para explicar os objetivos específicos de identificação e avaliação de componentes ECM sob a ótica da UFRN. Na fase exploratória, uma entrevista com um especialista forneceu as diretrizes para o plano de coleta de dados. No total, 75 indivíduos foram entrevistados. As entrevistas com quatro gestores envolvidos diretamente no projeto dos sistemas foram gravadas e tiveram duração média de 90 minutos. Os 70 indivíduos restantes foram abordados aleatoriamente em várias unidades da UFRN, abrangendo professores, servidores técnico-administrativos e alunos. Os resultados demonstram a presença de muitos elementos do modelo ECM na gestão de informações administrativas da UFRN. O componente tecnológico com maior presença foi Gestão de conteúdo na web/colaboração . Mas iniciativas de outros componentes (ex.: email e gestão de documentos) foram também verificadas e se encontram em constante aprimoramento. A avaliação fez uso do eQual 4.0 para analisar a eficácia das aplicações sob três fatores: usabilidade, qualidade da informação e serviço oferecido. Em geral, a qualidade oferecida pelos sistemas foi muito boa e caminha lado a lado com os benefícios obtidos da adoção de uma estratégia ECM no âmbito de toda a instituição