Contributos para um Plano de Preservação no Arquivo Intermédio da Câmara Municipal de Sintra

Os aquivos municipais preservam a documentação definida legalmente como de conservação permanente, a memória e a experiência da Administração Local e, como tal, são agentes imprescindíveis à preservação dos direitos municipais. A preocupação com a preservação da documentação deve constituir um dos pilares principais do arquivo desde o início da sua criação. E não somente quando a documentação é transferida para o Arquivo Histórico, deve estar presente durante todo o ciclo de vida da documentação. Com a criação do PARAM (Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais), os arquivos municipais ganham um novo incremento, não só a nível técnico como a nível financeiro, sendo-lhe reconhecido o seu devido valor e importância, na sua dupla dimensão, administrativa e cultural. Uma das funções do arquivo é disponibilizar a documentação que têm à sua guarda e que se encontra armazenada nos depósitos. Para tal é fundamental criar condições a curto, a médio e a longo prazo, implementando toda uma política integrada de preservação, envolvendo os demais serviços da instituição, fazendo-se o controlo do estado de conservação da documentação, aplicando uma metodologia da manipulação de documentos para disponibilizá-los tanto aos clientes internos como externos. O Arquivo Intermédio da Câmara Municipal de Sintra não possui plano de preservação documental, nem ações de preservação extensíveis aos objetos digitais, daí que a presente tese de mestrado pretenda ser um proposta de um contributo de um plano de preservação, que tenha em consideração os demais aspetos desde a localização e construção ou manutenção do edifício onde se encontra o arquivo, questões de segurança, de controlo ambiental, de luz/fotodegradação, o controlo integrado de pragas, danos causados por água, os desastres naturais, a poluição, a limpeza e vigilância na zona de depósitos e armazenamento e manuseamento dos documentos.

The Municipal Archives preserves the documentation legally assigned for permanent storage, as well as the memory and experience of the Local Government, being indispensable for the preservation of the municipal rights. The preservation of documents should be one of the main concerns of the Municipal Archives since its creation. This commitment must be present throughout the documents entire life cycle and not just when the documentation is transferred to the Historical Archives. The creation of the PARAM (Support Programme for the Municipal Archives Network) has given the Municipal Archives a new impetus, not only technically and financially, but also through the recognition of the value and relevance of their administrative and cultural dimensions. One of the Municipal Archives functions is to make available the documentation under its custody. In order to fulfil this function both in the short- and long-term perspective, it is essential to implement a whole integrated conservation policy, involving the rest of the institution, controlling the state of conservation of all documents, applying methodologies for handling documents and to make them available both to internal and external customers. The Intermediate Archive of Sintra City Council does not have a preservation plan for documents, as well as preservation procedures applicable to digital objects. This master thesis aims to contribute to the proposal of a preservation plan, which takes into account different aspects such as the location, construction or maintenance of the building where the archives are located, security issues, environmental control, light/photo bleaching, integrated pest control, water damage, natural disasters, pollution, cleaning and surveillance in the warehouse as well as the document handling areas.