Gestão documental na logística

Dissertação apresentada ao Instituto Politécnico do Porto para obtenção do Grau de Mestre em Logística Orientada por: Professor Doutor José António Baptista da Costa Coorientada por: Dr. Lourenço Fernando Gomes Pinheiro

A dissertação incide sobre a Gestão Documental na Logística. O interesse deste tema foi despoletado por um trabalho elaborado na parte curricular do mestrado, precisamente sobre Gestão Documental. A dissertação inicia, fazendo um breve resumo sobre o que é e quais os objetivos fundamentais da Gestão Documental, assim como, em que aspetos se poderão relacionar estas duas temáticas e as vantagens que poderão trazer às organizações. É indissociável, que a Gestão Documental, pelas suas características, possa trazer Inovação para os Arquivos das organizações, reduzindo os tempos de pesquisa, ao mesmo tempo que permite ter um maior controlo sobre o fluxo de informação. Ora esta realidade não se pode separar da Logística pela simples razão de que, na Logística, procura-se rentabilizar os vários fluxos de processo que existem numa organização, de modo a conseguir maximizar as suas potencialidades e minimizar as fraquezas, tentando mesmo eliminar estas últimas. Logo a junção destas duas realidades é sem dúvida uma mais-valia, potenciando inclusive o serviço a cliente. A tese foi estruturada, resumindo um pouco da história da Gestão Documental e da Logística, dando ênfase aos aspetos de maior relevo. Estes foram importantes para dar suporte, para a visita efetuada à Liberty Seguros, aproveitando também a experiência do ano anterior, na visita realizada à GOP (Empresa Municipal do Porto - Gestão de Obras Públicas do Porto), no Porto. Este estudo não podia ficar completo sem os inquéritos efetuados a várias empresas, para verificar se os pontos de maior destaque na parte teórica, iam de encontro a aquilo que vários autores defendiam, assim como se o que foi extraído da experiência da Liberty Seguros eram ou não seguidos pelas outras organizações, que amavelmente responderam aos inquéritos que lhes foram enviados. É fundamental e urgente, estudar aprofundadamente, as vantagens que se pode conseguir ao conciliar estas realidades, Gestão Documental e Logística, na potencialização de mais-valias para as organizações, ao rentabilizar processos, automatizar fluxos e fluidez de informação.

The dissertation was made on Document Management in Logistics. The interest in this topic started with a work done during the program of study of the course, precisely about Document Management. The study started making a brief summary of what is and what are the main objectives of Document Management and in what aspects we can put these terms together with is advantages and in what they can get to the companies in positive terms. The Document Management, by their nature, can bring innovation to the Archives of organizations, reducing search times, while allowing greater control over the flow of information. But this reality cannot be separated from the logistics for the simple reason that in Logistics, it seeks to monetize the various process flows that exist in an organization in order to achieve to maximize their potential and minimize the weaknesses, even trying to eliminate then latter. Soon the junction of these two realities is undoubtedly an asset, including enhancing customer service. This study summarized some of the history of Document Management and Logistics, emphasizing the aspects that were found the most relief. These were important to support, the visit made to the Liberty Seguros, Insurance Company in Portugal, that taking advantage of the experience had in the previous year, after visit the Municipal Company GOP (Empresa Municipal do Porto - Gestão de Obras Públicas do Porto) at Porto. This study could not be complete without the inquiries made to several companies to see if the points of greatest distinction in the theoretical part, went against what many authors argued, which extract the experience of Liberty Seguros, and if were or not followed by other organizations, who kindly responded to surveys sent to them. It is essential and urgent to study in depth the advantages that can be achieved to merge these realities, Document Management and Logistics, to increase in capital gains for organizations to monetize processes and automate information flows.

La tesis es sobre la gestión de documentos en Logística. El interés en este tema fue provocado por un trabajo en el plan de estudios del curso, precisamente sobre la gestión de documentos. Este trabajo empieza por hacer un breve resumen de lo que es y cuáles son los objetivos fundamentales de la gestión de documentos y también en que aspectos podremos relacionar estos dos temas y lo que podré hacer de positivo en las organizaciones. Es inseparable que la gestión de documentos, por su propia naturaleza, puede traer innovación a los Archivos de las organizaciones, lo que reduce los tiempos de búsqueda, al tiempo que permite un mayor control sobre el flujo de información. Pero esta realidad no se puede separar de la logística por la sencilla razón de que en Logística, busca obtener beneficios económicos de los flujos de procesos diferentes que existen en una organización con el fin de lograr maximizar su potencial y minimizar las debilidades, incluso tratando de eliminar este último. La unión de estas dos realidades es, sin duda, un activo, incluyendo servicio al cliente. La tesis está estructurada, resumiendo un poco la historia de la gestión documental y logística, haciendo hincapié en los aspectos que he encontrado el mayor alivio. Estas eran importantes para apoyar, para una visita que hecha a la Liberty Seguros, aprovechando también la experiencia del año anterior, cuando ha sido hecha una visita a la firma municipal GOP (Empresa Municipal do Porto - Gestão de Obras Públicas do Porto) en Oporto. Este estudio no podría ser completa sin las preguntas hechas a varias empresas para ver si los puntos de mayor prominencia en la parte teórica, iba en contra de lo que muchos autores argumentaron, como si quisiera extraer de la experiencia de Liberty Seguros, eran no es seguido por otras organizaciones, que amablemente respondieron a las encuestas que hicieron llegar. Es esencial y urgente para estudiar en profundidad las ventajas que se pueden conseguir conciliar estas realidades, gestión documental y logística, el aumento de las ganancias de capital para las organizaciones de monetizar los procesos, automatizar los flujos de información.